Hausverwaltung: Aufgaben, Pflichten, und Kosten (2024)

Hausverwaltung: Aufgaben, Pflichten, und Kosten (2024)

Geschrieben von

Geschrieben von

Hubert Haas

Hubert Haas

Lilia Pitz

Lilia Pitz

Aktualisiert

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23.02.2024

23.02.2024

Geschrieben von führenden Hausverwaltern

Geschrieben von führenden Hausverwaltern

Hubert Haas

Leiter Hausverwaltung

Buena Berlin

Erfahrener Immobilienverwalter in Berlin mit über 20 Jahren Erfahrung.

Lilia Pitz

Leiterin Hausverwaltung

Buena Köln

Erfahrene Immobilienverwalterin in Köln mit über 7 Jahren Erfahrung.

  1. Was ist eine Hausverwaltung?

Eine klassische Hausverwaltung ist ein Unternehmen, das gegen eine Gebühr alle Aufgaben eines Vermieters übernimmt. Sie ist zuständig für die Suche nach neuen Mietern, führt Verhandlungen mit ihnen und schließt den Mietvertrag ab. Die Mietverwaltung übernimmt zudem die Kommunikation mit den Mietern sowie anderen Parteien wie Handwerkern, Hausmeistern, Versicherungen, Behörden und WEG-Verwaltungen. Sie kümmert sich um Mieterhöhungen, erstellt Nebenkostenabrechnungen, überprüft die Kosten und bemüht sich, diese zu senken, um dem Eigentümer höhere Rendite zu ermöglichen.


Jegliche Mietangelegenheiten, vor allem wenn es zu wiederholten Regelverstößen oder Zahlungsrückständen kommt, werden betreut und bearbeitet. Im Falle eines solchen Regelverstoßes werden angemessene Mahnungen ausgesprochen und im Extremfall sogar die Kündigung des Mietverhältnisses in Betracht gezogen.


Der Hausverwalter hat die Verantwortung, regelmäßig die betreuten Immobilien zu inspizieren, um ihren Zustand und ihre Eignung für die Nutzung zu überprüfen. Wenn Mängel festgestellt werden, muss er Kostenvoranschläge einholen, Aufträge vergeben und die Reparaturen überwachen. Danach überprüft er die Rechnungen und sorgt dafür, dass sie bezahlt werden.


Bei all diesen Vorgängen reagiert die Verwaltung immer im Rahmen der geltenden Gesetze und Vorschriften, sei es im Bereich des Mietrechts oder der technischen Aspekte wie Energieeinsparung. Ihre Aufgabe besteht darin, eine ordnungsgemäße Betreuung und Verwaltung der Mietobjekte sicherzustellen, um langfristig eine Vermietung an andere Personen zu ermöglichen.

Zusammenfassung

Eine Hausverwaltung übernimmt alle Aufgaben eines Immobilieneigentümers, um diesen zu entlasten und dessen Verantwortung abzunehmen. Sie vertritt somit dessen Interessen wirtschaftlich und zweckmäßig gegenüber Dritten.

Eine Hausverwaltung übernimmt alle Aufgaben eines Immobilieneigentümers, um diesen zu entlasten und dessen Verantwortung abzunehmen. Sie vertritt somit dessen Interessen wirtschaftlich und zweckmäßig gegenüber Dritten.

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  1. Arten einer Hausverwaltung

Verwaltung von WEGs

Eine WEG-Verwaltung verwaltet Immobilien mit mehreren Eigentümern. Die Eigentümer dieser Immobilien bilden zusammen eine Wohneigentümergemeinschaft, die von der Verwaltung betreut wird. Die Verwaltung kümmert sich um die Interessen und Aufgaben der Eigentümer, insbesondere um das Gemeinschaftseigentum wie Treppenhäuser, Heizungsanlagen oder Gemeinschaftskeller.


Verwaltung von Mietverwaltungen

Bei der Mietverwaltung wird, wie bei der WEG, eine ganze Immobilie verwaltet, wobei in diesem Fall allerdings i.d.R nur ein alleinstehender Eigentümer existiert. Auch hier ist die Verwaltung verantwortlich für die Verwaltung von Mietobjekten wie Wohnungen oder Gewerbeimmobilien. Sie kümmert sich um die Anliegen und Verpflichtungen der Mieter, des Eigentümers und externen Dienstleistern wie Handwerker.


Verwaltung von SEVs

Die Sondereigentumsverwaltung hat im Vergleich zu den anderen beiden Arten der Verwaltung ausschließlich die Aufgabe, einzelne Eigentumswohnungen zu verwalten. Sie ist ausschließlich für die Eigentümer dieser Wohnungen zuständig.

Zusammenfassung

Unterschieden wird bei der Verwaltung von Immobilien zwischen Wohneigentümergemeinschaften (WEGs), Sondereigentumsverwaltung (SEVs) und Mietverwaltungen, wobei jede dieser Arten der Verwaltung mit verschiedenen Aufgaben betraut ist.

Unterschieden wird bei der Verwaltung von Immobilien zwischen Wohneigentümergemeinschaften (WEGs), Sondereigentumsverwaltung (SEVs) und Mietverwaltungen, wobei jede dieser Arten der Verwaltung mit verschiedenen Aufgaben betraut ist.

  1. Aufgaben einer Hausverwaltung

Die Aufgaben einer Hausverwaltung hängen von der Art der Verwaltung ab und können daher in Ihrer Kombination variieren. Im Allgemeinen kann man jedoch zwischen organisatorischen, kaufmännischen, technischen und juristischen Aufgaben unterscheiden.


Organisatorische Verwaltung

  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

  • Kommunikation mit Mieter und Eigentümer

  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlungen

  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung

  • Beschwerdemanagement


Kaufmännische Verwaltung

  • Wohnungsvermietung

  • Eingangskontrolle und Verwaltung der Mieten

  • Abmahnen offener Mietzahlungen

  • Abrechnung gegenüber den Eigentümern und Mietern

  • Erstellung der:

    • Nebenkostenabrechnung für den Mieter

    • Jahresabrechnung für den Eigentümer

  • Bezahlung anfallender Rechnungen

  • Beauftragung Versorgungsleistungen

  • Buchhaltung

  • Erstellung eine Jahreswirtschaftsplans


Technische Verwaltung

  • Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen

  • Dienstleistungsmanagement

  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

  • Zusammenarbeit und Abstimmungen mit dem zuständigen Hausmeister

  • Beauftragung und Begleitung von Modernisierungen


Juristische Verwaltung

  • Beantwortung von Rechtsfragen soweit rechtlich möglich

  • Informieren über Rechtsprechung und Gesetzgebung

  • Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

Die Aufgaben einer Hausverwaltung hängen von der Art der Verwaltung ab und können daher in Ihrer Kombination variieren. Im Allgemeinen kann man jedoch zwischen organisatorischen, kaufmännischen, technischen und juristischen Aufgaben unterscheiden.


Organisatorische Verwaltung

  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

  • Kommunikation mit Mieter und Eigentümer

  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlungen

  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung

  • Beschwerdemanagement


Kaufmännische Verwaltung

  • Wohnungsvermietung

  • Eingangskontrolle und Verwaltung der Mieten

  • Abmahnen offener Mietzahlungen

  • Abrechnung gegenüber den Eigentümern und Mietern

  • Erstellung der:

    • Nebenkostenabrechnung für den Mieter

    • Jahresabrechnung für den Eigentümer

  • Bezahlung anfallender Rechnungen

  • Beauftragung Versorgungsleistungen

  • Buchhaltung

  • Erstellung eine Jahreswirtschaftsplans


Technische Verwaltung

  • Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen

  • Dienstleistungsmanagement

  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

  • Zusammenarbeit und Abstimmungen mit dem zuständigen Hausmeister

  • Beauftragung und Begleitung von Modernisierungen


Juristische Verwaltung

  • Beantwortung von Rechtsfragen soweit rechtlich möglich

  • Informieren über Rechtsprechung und Gesetzgebung

  • Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

Die Aufgaben einer Hausverwaltung hängen von der Art der Verwaltung ab und können daher in Ihrer Kombination variieren. Im Allgemeinen kann man jedoch zwischen organisatorischen, kaufmännischen, technischen und juristischen Aufgaben unterscheiden.


Organisatorische Verwaltung

  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

  • Kommunikation mit Mieter und Eigentümer

  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlungen

  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung

  • Beschwerdemanagement


Kaufmännische Verwaltung

  • Wohnungsvermietung

  • Eingangskontrolle und Verwaltung der Mieten

  • Abmahnen offener Mietzahlungen

  • Abrechnung gegenüber den Eigentümern und Mietern

  • Erstellung der:

    • Nebenkostenabrechnung für den Mieter

    • Jahresabrechnung für den Eigentümer

  • Bezahlung anfallender Rechnungen

  • Beauftragung Versorgungsleistungen

  • Buchhaltung

  • Erstellung eine Jahreswirtschaftsplans


Technische Verwaltung

  • Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen

  • Dienstleistungsmanagement

  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

  • Zusammenarbeit und Abstimmungen mit dem zuständigen Hausmeister

  • Beauftragung und Begleitung von Modernisierungen


Juristische Verwaltung

  • Beantwortung von Rechtsfragen soweit rechtlich möglich

  • Informieren über Rechtsprechung und Gesetzgebung

  • Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

  • Vertretung des Eigentümers als juristische Person gegenüber Dritten

  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen

  1. Pflichten einer Hausverwaltung dem Mieter gegenüber

Eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Verwaltung und Bewohnern ist entscheidend für eine langfristige Zusammenarbeit. Idealerweise muss der Vermieter dabei selbst nicht aktiv werden. Doch die Hausverwaltung hat nicht nur Pflichten gegenüber den Eigentümern, sondern auch gegenüber den Mietern. Denn nur so kann ein reibungsloses Leben in der Wohnanlage gewährleistet werden. Die zu berücksichtigenden Pflichten der Hausverwalter sind dabei unter anderem:


  • Die Verkehrssicherungspflicht (diese umfasst die Gewährleistung einer sicheren Nutzung von Zuwegen, Treppenhäusern und Eingangsbereichen)


  • Durchsetzung der Hausordnung (durch diese können Mieter z.B. vor unzumutbare Lärmbelästigung geschützt werden)


  • Instandhaltung (dies ist erforderlich bei Funktions Fehlern, Defekten oder anderen Schäden) 


  • Behebung von Baumängeln (welche ohne frühzeitige Berücksichtigung zu Schäden oder Schimmelbildung führen können)


  • Die Nebenkostenabrechnung (Das Endergebnis der Abrechnung ermöglicht dem Mieter eine genaue Übersicht über die noch zu tätigenden Nachzahlungen oder kommenden Rückerstattungen zu bekommen

Eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Verwaltung und Bewohnern ist entscheidend für eine langfristige Zusammenarbeit. Idealerweise muss der Vermieter dabei selbst nicht aktiv werden. Doch die Hausverwaltung hat nicht nur Pflichten gegenüber den Eigentümern, sondern auch gegenüber den Mietern. Denn nur so kann ein reibungsloses Leben in der Wohnanlage gewährleistet werden. Die zu berücksichtigenden Pflichten der Hausverwalter sind dabei unter anderem:


  • Die Verkehrssicherungspflicht (diese umfasst die Gewährleistung einer sicheren Nutzung von Zuwegen, Treppenhäusern und Eingangsbereichen)


  • Durchsetzung der Hausordnung (durch diese können Mieter z.B. vor unzumutbare Lärmbelästigung geschützt werden)

  • Instandhaltung (dies ist erforderlich bei Funktions Fehlern, Defekten oder anderen Schäden) 


  • Behebung von Baumängeln (welche ohne frühzeitige Berücksichtigung zu Schäden oder Schimmelbildung führen können)


  • Die Nebenkostenabrechnung (Das Endergebnis der Abrechnung ermöglicht dem Mieter eine genaue Übersicht über die noch zu tätigenden Nachzahlungen oder kommenden Rückerstattungen zu bekommen

  1. Kosten einer Hausverwaltung?

Es gibt keine einheitliche Gebührenordnung für Hausverwalter in Deutschland. Jede Hausverwaltung hat die Freiheit, ihre Preise individuell festzulegen. Daher ist es von großer Bedeutung, bei der Auswahl einer Hausverwaltung darauf zu achten, welche Leistungen im Preis inbegriffen sind und welche zusätzlichen Kosten anfallen können. Eine vertrauenswürdige Hausverwaltung wird dem Kunden daher stets eine transparente Kostenübersicht zur Verfügung stellen und im Vertrag alle Leistungen und Kosten detailliert auflisten. 


In der Regel erfolgt die Abrechnung pro Wohneinheit und Monat. Bei der Preisgestaltung eines Hausverwalters sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Dazu zählen die Anzahl und Verteilung der Wohn- und Gewerbeeinheiten, die räumliche Lage des Gebäudes, die Art der Gewerbebetriebe, die Art der Verwaltung (z.B. WEG- oder Mietverwaltung), sowie eventuelle zusätzliche Aufwände. Mögliche Preise sind, wenn man sich am derzeitigen Markt orientiert:


  • 20 bis 30 € je Wohneinheit pro Monat

  • 3-5 € pro Garage oder Stellplatz

  • ca. 60 €/Std. für die Teilnahme an einer Eigentümerversammlung

Zusammenfassung

Es gibt keine einheitliche Gebührenordnung für Hausverwalter in Deutschland. Durch die Freiheit der Verwaltungen, ihre Preise individuell festzulegen, sollte man als Kunde stets eine transparente Kostenübersicht verlangen.

  1. Hausverwaltung - Lohnt es sich?

Aufgaben als Eigentümer ohne Hausverwaltung


  • Beschwerdemanagement

  • Buchhaltung

  • Wahrnehmen aller Gerichtstermine

  • Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Mieter

  • Erstellung der Jahresabrechnung für den Eigentümer

  • Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen

  • Verhandlung mit Ämtern

  • Wohnungsvermietung

  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

  • Beauftragung Versorgungsleistungen

  • Eingangskontrolle und Verwaltung der Mieten

  • Vieles mehr (alle Aufgaben finden Sie in Abschnitt 3)

Aufgaben eines Eigentümers mit Hausverwaltung


  • Monatliche Zahlungen erhalten

  • Erhalten der wichtigsten Informationen

  • Entscheidungen treffen und mit Hausverwaltung kommunizieren

  • Ausschließlich in Ausnahmesituationen zum Standort fahren müssen

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Hubert Haas

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